Polityka prywatności i plików cookies

Wersja z 25 października 2026 r. Dotyczy serwisu gemlo.pl, w tym podstron ofertowych i formularzy kontaktowych.

W tej polityce wyjaśniam, jakie dane przetwarzam, gdy odwiedzasz moją stronę, wysyłasz zapytanie lub współpracujesz ze mną. Opisuję także formularze na stronie i w reklamach Meta, profile społecznościowe, obsługę ocen, narzędzia pomiaru i reklamy oraz zarządzanie cookies.

1. Administratorka danych i kontakt

Administratorką Twoich danych osobowych jestem ja:

Zapytanie o ofertę możesz wysłać przez formularz lub na lead@gemlo.pl. Do realizacji praw dotyczących danych możesz użyć adresu kontakt@gemlo.pl, niezależnie od tego, którym kanałem wcześniej do mnie pisano.

Stosuję przepisy rozporządzenia (UE) 2016/679, czyli RODO, polskiej ustawy o ochronie danych osobowych oraz ustawy z 12 lipca 2024 r. - Prawo komunikacji elektronicznej, w szczególności zasady dotyczące cookies i komunikacji marketingowej.

2. Jakie dane przetwarzam i skąd je mam

• Od Ciebie: dane wpisane w formularzu, podane w e-mailu, rozmowie lub podczas uzgadniania współpracy, w tym dane kontaktowe, informacje o firmie i treść korespondencji.
• Z przeglądarki: dane techniczne potrzebne do wyświetlenia i zabezpieczenia strony, m.in. adres IP, data i czas połączenia, adres żądanego zasobu, informacje o przeglądarce i systemie oraz informacje o błędach.
• Z Twojego wyboru cookies: informacja o udzielonych i odmówionych zgodach, ich zmianach oraz identyfikatorze i czasie decyzji.
• Po odpowiedniej zgodzie: informacje o aktywności na stronie, źródle wejścia, odwiedzonych podstronach, interakcjach i identyfikatorach internetowych używanych przez GA4 lub Meta.

Nie potrzebuję do formularza danych dotyczących zdrowia, poglądów, dokumentów tożsamości ani innych danych szczególnie chronionych. Proszę nie wpisywać ich do opisu zapytania i nie podawać zbędnych danych innych osób.

3. Cele i podstawy prawne

4. Formularze na stronie, e-mail i telefon

Formularz na stronie Kontakt

Formularz kontaktowy obsługiwany w WordPressie przez WPForms służy do przesłania zapytania. Obejmuje imię, adres e-mail i wiadomość. System obsługi formularza przetwarza również techniczne informacje związane z przesłaniem, takie jak czas, strona formularza i źródło przejścia, oraz dane służące ochronie przed spamem i błędami.

Wiadomość obsługuję w systemach strony i komunikacji. Dostawcą infrastruktury strony i mojej poczty jest SEOHOST. Program działający na moim serwerze nie oznacza automatycznie, że jego producent otrzymuje treść zapytania.

Formularz oferty SEO

Formularz na podstronie oferty SEO obejmuje imię, nazwę firmy, adres strony WWW, e-mail, telefon, informacje o działalności i obszarze usług, orientacyjny budżet oraz dodatkowy opis sytuacji lub celu. Telefon i dodatkowy opis są opcjonalne. Pola wymagane są oznaczone w formularzu.

Formularz przesyła zgłoszenia przez Make.com do mojej poczty w SEOHOST oraz do rejestru w Arkuszach Google Workspace. Umowy i dokumenty związane ze współpracą przechowuję na Dysku Google Workspace. Zapis służy odpowiedzi, przygotowaniu oferty i prowadzeniu dalszych ustaleń. Korzystanie z niego jest odrębne od pomiaru ruchu GA4 i nie wymaga zgody na cookies statystyczne lub reklamowe.

Do ograniczania spamu wykorzystuję również techniczne pola, które powinny pozostać puste. Dane są przesyłane szyfrowanym połączeniem w treści żądania, a nie jako treść dopisana do adresu strony.

Pozostałe kanały kontaktu

Jeżeli piszesz e-mail, przetwarzam jego treść, adresy nadawcy i odbiorcy, załączniki oraz informacje potrzebne do dostarczenia i obsługi korespondencji. Przy kontakcie telefonicznym przetwarzam numer oraz niezbędne informacje i ustalenia z rozmowy. Udostępnienie telefonu do obsługi zapytania nie oznacza zgody na dowolne późniejsze kampanie telefoniczne.

Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych potrzebnych do odpowiedzi lub oceny projektu nie mogę obsłużyć zapytania w danym zakresie. Przesłanie zapytania nie zobowiązuje do zakupu i nie zapisuje do newslettera. Podstawę obsługi konkretnego kontaktu określam według jego charakteru, zgodnie z tabelą celów i podstaw. Samo potwierdzenie przeczytania polityki nie tworzy odrębnej podstawy do dowolnego przetwarzania.

5. Formularze reklamowe Facebooka i Instagrama

Zbieram zapytania także przez formularze reklamowe Meta, w tym formularze otwierane bezpośrednio na Facebooku lub Instagramie. Są to odrębne formularze od formularzy na gemlo.pl.

Zbieram imię, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy i lokalizację jej działania. Zgłoszenia są dostępne w panelu Meta. Zapisuję je także w rejestrze zapytań w Arkuszach Google Workspace. Konkretne pola i to, które są wymagane, są widoczne przed wysłaniem. Meta może proponować uzupełnienie pól informacjami z konta. Przed wysłaniem możesz sprawdzić te dane.

Celem po mojej stronie jest obsługa zgłoszenia, kontakt i przygotowanie zamówionej propozycji. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy chodzi o czynności przed umową z daną osobą, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO przy kontakcie z przedstawicielem firmy i obsłudze korespondencji biznesowej.

Źródłem danych otrzymywanych przeze mnie jest przesłany formularz Meta. Po otrzymaniu zapytania jestem administratorką danych wykorzystywanych do jego obsługi. Meta Platforms Ireland Limited odpowiada za własne operacje związane z działaniem Facebooka i Instagrama zgodnie ze swoimi warunkami i polityką. Roli Meta przy formularzu reklamowym nie należy utożsamiać automatycznie z rolą przy statystykach fanpage'a lub Pikselu.

Wysłanie zapytania nie oznacza automatycznej zgody na stały marketing, udostępnianie leadu innym reklamodawcom ani przesyłanie go do grup niestandardowych odbiorców. Wymagane zgody na dalsze cele są odrębne od prośby o odpowiedź. Zgoda z banera cookies na gemlo.pl nie zastępuje informacji i wymagań dotyczących formularza zbieranego wewnątrz Meta.

Link do tej polityki i informacja odpowiednia do konkretnego formularza powinny być dostępne przed jego wysłaniem. Odbiorców i okresy przechowywania opisuję w dalszych częściach polityki.

6. Profile GEMLO w mediach społecznościowych

Prowadzę firmowe profile GEMLO na Facebooku i Instagramie. Jeżeli wysyłasz wiadomość, komentujesz, reagujesz lub udostępniasz treść, mogę przetwarzać udostępnione dane profilu, treść kontaktu i informacje o interakcji. Publiczne komentarze i reakcje mogą być widoczne także dla innych odbiorców platformy.

Podstawą obsługi wiadomości i moderowania profili jest mój uzasadniony interes, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Polega on na prowadzeniu komunikacji i ochronie profili. Zapytania o współpracę oceniam według zasad wskazanych dla kontaktu i oferty. Dane publicznej reakcji nie upoważniają mnie automatycznie do wysyłania prywatnych ofert handlowych.

W zakresie objętym narzędziem statystyk strony Facebook, przy którym wspólnie ustalam z Meta cele i sposoby przetwarzania, występuje współadministrowanie według uzgodnienia dotyczącego statystyk strony. Meta odpowiada za przypisane jej w uzgodnieniu obowiązki, a prawa można wykonywać wobec każdego ze współadministratorów. To uzgodnienie nie obejmuje automatycznie wszystkich moich działań na platformie.

Meta samodzielnie określa pozostałe cele i sposoby działania swoich usług. Nie mam dostępu do całego profilu ani wszystkich danych gromadzonych przez platformę. Więcej informacji zawiera polityka Meta.

7. Hosting, poczta i bezpieczeństwo

Hosting serwisu oraz pocztę zapewnia SEOHOST Sp. z o.o., ul. Obornicka 330, 60-689 Poznań. Dostawca przetwarza dane techniczne związane z utrzymaniem strony i dostarczaniem korespondencji. Informacje dostawcy: polityka prywatności SEOHOST.

Logi serwera mogą obejmować IP, datę i czas żądania, adres zasobu, kod odpowiedzi, informacje o błędach, przeglądarce oraz stronie odsyłającej. Służą obsłudze technicznej i bezpieczeństwu. Działanie poczty wiąże się również z przetwarzaniem adresów nadawcy i odbiorcy, treści i załączników oraz metadanych dostarczenia.

Dobieram zabezpieczenia odpowiednio do ryzyka. Obejmują one szyfrowanie transmisji HTTPS, ograniczanie dostępu do systemów, aktualizacje i kopie bezpieczeństwa. Dane w Google Workspace nie są przeznaczone do publicznego udostępniania. Do danych powinny mieć dostęp wyłącznie osoby upoważnione do ich obsługi.

8. Osoby pomagające przy realizacji zleceń

W realizacji zlecenia mogą pomagać upoważnione osoby lub zewnętrzne specjalistki i specjaliści, np. przy tworzeniu strony i wsparciu technicznym. Mogą otrzymać wyłącznie dostęp do danych potrzebnych do powierzonego zadania, w odpowiednim zakresie i na odpowiednich zasadach poufności oraz bezpieczeństwa.

Gdy zewnętrzny podmiot przetwarza dane w moim imieniu i według moich instrukcji, współpraca wymaga odpowiednich warunków powierzenia przetwarzania. Osoba działająca bezpośrednio z mojego upoważnienia przetwarza dane w granicach udzielonego dostępu i poleceń. Podmiot realizujący własny, niezależnie określany cel może występować jako odrębny administrator - rola wynika z rzeczywistej współpracy, a nie samej nazwy umowy.

Jeżeli w ramach wykonywania usługi sama przetwarzam dane na zlecenie klienta, zasady tego procesu i dopuszczalnego dalszego powierzenia określa właściwa umowa z klientem. Niniejsza polityka dotyczy przede wszystkim danych, dla których jestem administratorką. Nie zastępuje umowy powierzenia danych klienta.

9. CookieYes - zarządzanie zgodami

Do wyświetlania banera, zapamiętywania wyborów i zarządzania zgodami korzystam z CookieYes. Dostawcą jest CookieYes Limited, 3 Warren Yard, Warren Park, Wolverton Mill, Milton Keynes, MK12 5NW, Wielka Brytania.

Usługa przetwarza dane techniczne związane z dostarczeniem panelu, m.in. IP i informacje o przeglądarce, oraz dane wyboru, takie jak identyfikator zgody, czas, zakres zaakceptowanych i odrzuconych kategorii oraz zmiany decyzji. W urządzeniu zapisuje informację o wyborze, aby go respektować na kolejnych podstronach.

Obsługa i dokumentowanie zgód są odrębne od analityki i reklamy. Niezbędne mechanizmy zarządzania wyborem mogą działać również po odmowie opcjonalnych kategorii. Dokumentowanie zgód jest potrzebne do wykazania, że respektuję wybór użytkownika. CookieYes działa na moje zlecenie na podstawie umowy przetwarzania danych. Dostawca korzysta z podwykonawców. Własne operacje dostawcy opisuje jego polityka prywatności.

10. Cookies, zgoda i jej wycofanie

Cookies to niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu. Podobną funkcję mogą pełnić inne mechanizmy przechowywania lub odczytu informacji oraz znaczniki, takie jak piksel. Stosuję następujący podział:

• Niezbędne: potrzebne do działania wymaganych funkcji, bezpieczeństwa i respektowania wyborów cookies. Ich użycie nie wymaga zgody, o ile spełnia ustawowy wyjątek niezbędności.
• Funkcjonalne / preferencje: dodatkowe funkcje zapamiętujące ustawienia, jeżeli takie narzędzia są wykorzystywane i wykazane w aktualnej deklaracji. Uruchamiane po zgodzie, chyba że dana funkcja spełnia wyjątek niezbędności.
• Analityczne / statystyka: pomiar korzystania ze strony, w szczególności GA4. Wymaga zgody na tę kategorię.
• Reklamowe / marketing: pomiar i dopasowanie reklam, w szczególności Piksel Meta. Wymaga zgody na tę kategorię.

Opcjonalne narzędzia analityczne i reklamowe uruchamiam dopiero po zgodzie na odpowiednią kategorię. Samo przeglądanie strony, przewijanie lub zamknięcie banera nie jest zgodą. Możesz odrzucić opcjonalne kategorie, zaakceptować wybrane albo zaakceptować wszystkie. Zgody opcjonalne nie są zaznaczone domyślnie.

W każdej chwili możesz ponownie otworzyć panel przyciskiem „Zmień ustawienia cookies” na tej stronie lub przyciskiem prywatności CookieYes widocznym w serwisie. W panelu możesz zmienić zakres wyboru lub wycofać zgodę. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Po wycofaniu zgody zatrzymuję dalsze przetwarzanie oparte na tej zgodzie. Wycofanie nie usuwa automatycznie danych, które wcześniej trafiły do dostawcy. W sprawie ich usunięcia możesz napisać do mnie. Cookies możesz usunąć w ustawieniach przeglądarki.

Cookies sesyjne wygasają po zakończeniu sesji, a trwałe po upływie ustawionego czasu lub wcześniejszym usunięciu. Okresy życia konkretnych plików i podobnych technologii, ich dostawcy i cele są przedstawiane w aktualnej deklaracji cookies poniżej. Okres życia cookie nie jest tym samym co okres przechowywania wszystkich danych na serwerach usługodawcy.

Aktualna deklaracja cookies

Szczegółowe nazwy, dostawców, cele i okresy działania technologii przedstawia aktualizowany wykaz CookieYes oraz panel ustawień cookies. Wykaz zależy od aktualnej konfiguracji i skanu. Czas przechowywania danych na serwerach może być inny niż czas działania pojedynczego cookie.

Jeśli wykaz nie wyświetla się, otwórz panel przyciskiem „Zmień ustawienia cookies”. W razie problemów napisz na kontakt@gemlo.pl.

11. Google Analytics 4

Po zgodzie na statystykę używam Google Analytics 4 (GA4), aby zrozumieć, jak korzysta się ze strony i które treści są pomocne. Dostawcą dla odbiorców w Europejskim Obszarze Gospodarczym jest Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia. W realizacji usługi mogą uczestniczyć także inne podmioty Google.

Pomiar może obejmować identyfikatory cookies, odwiedzone podstrony, interakcje, źródło wizyty oraz informacje o urządzeniu i przeglądarce. Google używa adresu IP do ustalenia przybliżonej lokalizacji osób z UE i odrzuca go przed zapisaniem danych w GA4. Pozostałe identyfikatory i informacje o aktywności mogą nadal pozwalać na rozpoznanie osoby.

Nie wykorzystuję treści formularza, imienia, adresu e-mail ani telefonu jako parametrów raportowania w GA4. Dane potrzebne do odpowiedzi na zapytanie są obsługiwane odrębnie od pomiaru statystycznego.

GA4 uruchamiam dopiero po zgodzie na statystykę i po zablokowaniu jego tagów przed tą zgodą. Zgoda na statystykę nie jest automatycznie zgodą na reklamę spersonalizowaną ani na przesyłanie danych formularza do narzędzi reklamowych. Ewentualne dodatkowe funkcje reklamowe wymagające zgody podlegają odrębnemu wyborowi marketingowemu.

Szczegóły: polityka prywatności Google, korzystanie z danych w witrynach partnerów Google oraz zasady przechowywania danych GA4.

Google Tag Manager

Korzystam z Google Tag Manager (GTM) do zarządzania kodami narzędzi na stronie i przekazywania im właściwych sygnałów zgody. Dostawcą jest Google. Przy załadowaniu kontenera przeglądarka łączy się z serwerami Google. Google informuje, że standardowe logi żądań HTTP GTM usuwa w ciągu 14 dni.

Zakres pomiaru zależy od opublikowanych tagów, a nie od samego GTM. Cele, podstawy i wybory zgód dotyczące GA4 oraz Piksela opisuję osobno. Sam GTM nie stanowi podstawy do uruchamiania narzędzi wymagających zgody przed jej udzieleniem. Szczegóły: prywatność i bezpieczeństwo GTM.

12. Piksel Meta i dopasowanie reklam

Po zgodzie na marketing korzystam z Piksela Meta dostarczanego przez Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlandia.

Piksel pozwala mierzyć skuteczność reklam i tworzyć grupy odbiorców, na przykład osób, które odwiedziły ofertę. Może przekazywać informacje o wyświetleniu strony, adresie podstrony, czasie wizyty, wybranych interakcjach lub zdarzeniach, identyfikatorach internetowych i reklamowych, IP oraz parametrach urządzenia i przeglądarki. Meta może powiązać te informacje z posiadanymi przez siebie informacjami, w tym z kontem na Facebooku lub Instagramie.

Na tej podstawie mogą powstawać grupy i wnioski o zainteresowaniach wykorzystywane do dopasowania reklamy. To profilowanie marketingowe. W związku z korzystaniem z serwisu nie podejmuję na jego podstawie wyłącznie zautomatyzowanych decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływających w rozumieniu art. 22 RODO.

Przy zbieraniu i przekazywaniu danych przez Piksel Meta wspólnie z Meta ustalamy część celów i sposobów przetwarzania. Szczegóły odpowiedzialności opisuje uzgodnienie dotyczące współadministratorów Meta. Odpowiadam za wdrożenie narzędzia, informowanie i uzyskanie wymaganej zgody. Meta realizuje obowiązki przypisane jej w uzgodnieniu. Prawa możesz wykonywać wobec każdego ze współadministratorów.

W zakresie dalszych, samodzielnie określanych przez Meta celów i sposobów przetwarzania Meta odpowiada jako odrębny administrator. Nie mam dostępu do pełnego profilu ani wszystkich danych, którymi dysponuje Meta. Nie przesyłam treści zapytania ani danych kontaktowych z formularza przez automatyczne zaawansowane dopasowywanie Piksela.

Więcej informacji: polityka prywatności Meta, zasady cookies Meta i warunki Narzędzi biznesowych Meta.

13. Oceny oferty, zabezpieczenia i zewnętrzne zasoby

Rate My Post / FeedbackWP

Na wybranych podstronach udostępniam możliwość dobrowolnego wystawienia oceny. Przetwarzam ocenę, informację o ocenionej stronie i dane techniczne potrzebne do zapisania głosu, ochrony przed nadużyciami oraz wyjaśnienia nieprawidłowości. Zbiorcza średnia i liczba ocen mogą być publiczne.

Celem jest obsługa dobrowolnie wybranej funkcji, ocena przydatności oferty i ochrona wiarygodności wyników. W niezbędnym zakresie podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - mój interes polegający na prowadzeniu i zabezpieczeniu tej funkcji. Dodatkowe, niewymagane do jej działania mechanizmy w urządzeniu podlegają zasadom zgody na odpowiednią kategorię cookies. Nie każda funkcja wtyczki jest aktywna. Zakres przetwarzania zależy od jej ustawień.

reCAPTCHA

Wybrane funkcje mogą korzystać z Google reCAPTCHA w celu odróżnienia działań człowieka od automatycznych nadużyć. Usługa wiąże się z przekazaniem do Google danych technicznych, takich jak IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce i interakcji potrzebnej do oceny ryzyka. Może wykorzystywać cookies lub inne informacje zapisane w urządzeniu.

Podstawą mojego przetwarzania rzeczywiście niezbędnego do bezpieczeństwa jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO - interes ochrony serwisu i funkcji przed nadużyciami. Ten wyjątek dotyczy wyłącznie operacji niezbędnych do działania funkcji, z której korzystasz. Pozostałe operacje wymagają zgody zgodnie z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Informacje o usłudze: Google reCAPTCHA i polityka Google.

Fonty

Część stylów strony odwołuje się do Google Fonts. Pobranie fontu może przekazać Google dane techniczne, w tym adres IP i informacje o przeglądarce. Celem jest prawidłowe wyświetlenie strony. Przeglądarka przekazuje Google dane techniczne połączenia, gdy pobiera font z jego serwera.

14. Komu przekazuję dane

Dane przekazuję w zakresie potrzebnym do danego celu, w szczególności następującym odbiorcom:

• SEOHOST Sp. z o.o. - utrzymanie serwisu, poczta i infrastruktura techniczna.
• Dostawca platformy Make.com z grupy Celonis - przekazanie i automatyczna obsługa zgłoszenia. Informacje o podmiocie świadczącym usługę, dokumentach przetwarzania i podwykonawcach są dostępne na stronie Make - dokumenty prawne.
• Google Ireland Limited i odpowiednie podmioty Google - Google Workspace do przechowywania zapytań i dokumentów, GTM i wskazane zasoby techniczne oraz, po wymaganej zgodzie, GA4 i funkcje reklamowe.
• CookieYes Limited - obsługa i dokumentowanie wyborów w CookieYes CMP.
• Meta Platforms Ireland Limited i odpowiednie podmioty Meta - formularze reklamowe, profile społecznościowe i ich statystyki oraz, po odpowiedniej zgodzie na stronie, Piksel i funkcje reklamowe.
• Osoby upoważnione i dostawcy wsparcia IT - tylko w granicach powierzonych zadań, dostępu i obowiązku poufności.
• Podmioty obsługujące księgowość, rozliczenia i pomoc prawną - jeżeli jest to potrzebne w związku z umową, obowiązkiem prawnym lub roszczeniem.
• Uprawnione organy publiczne - gdy obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Role odbiorców zależą od konkretnej usługi i zakresu operacji. Część dostawców działa jako podmioty przetwarzające na zlecenie, a część we własnym zakresie jako administratorzy. Zasady współadministrowania z Meta opisuję w części dotyczącej Piksela Meta. Google Workspace przetwarza dane z Arkuszy i Dysku na podstawie warunków usługi i dodatku dotyczącego przetwarzania danych. Dokumenty są dostępne w DPA Google Workspace.

15. Przekazywanie danych poza EOG

Korzystanie z CookieYes, Google, Meta, Make lub podwykonawców tych usług może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Wielkiej Brytanii i Stanach Zjednoczonych. Lokalizacja hostingu w Polsce albo europejski adres webhooka nie oznacza, że cały dalszy obieg danych odbywa się wyłącznie w EOG.

W odniesieniu do Wielkiej Brytanii zastosowanie ma obowiązująca decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony. Dla innych transferów podstawą może być decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, w tym EU-U.S. Data Privacy Framework w odniesieniu do objętego nim, aktualnie certyfikowanego odbiorcy i właściwego zakresu danych. W pozostałych przypadkach stosuje się odpowiednie zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, wraz z wymaganymi ocenami i ewentualnymi środkami uzupełniającymi.

Nie opieram zwykłych, powtarzalnych transferów wyłącznie na ogólnej zgodzie na cookies. Informacje o konkretnych zabezpieczeniach i możliwości uzyskania ich kopii otrzymasz pod adresem kontakt@gemlo.pl. Dokumenty dostawców: Google - transfery danych, Make - ochrona i transfery danych oraz polityki Meta i CookieYes wskazane powyżej.

16. Jak długo przechowuję dane

Dane przechowuję tylko tak długo, jak są potrzebne do wskazanych celów. Stosuję następujące okresy lub kryteria:

• Zapytania bez zawarcia umowy: przez czas obsługi kontaktu, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniej wiadomości, chyba że konkretne dane są nadal potrzebne do roszczeń lub obowiązku prawnego. Ta zasada obejmuje zapytania ze strony, formularzy Meta, Google Workspace i korespondencji. Co najmniej raz na kwartał przeglądam zapytania i usuwam dane, dla których cel przetwarzania już ustał.
• Umowy i rozliczenia: przez czas współpracy, następnie przez wymagane okresy podatkowe i rachunkowe oraz okres właściwy dla roszczeń. Dokumenty podatkowe co do zasady przechowuję przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem zdarzeń wpływających na przedawnienie i odrębnych wymagań dla danych dokumentów.
• Późniejszy marketing e-mailowy i telefoniczny: do wycofania zgody albo wcześniejszego zakończenia celu. Okresowo sprawdzam, czy cel pozostaje aktualny. Samo wysłanie przeze mnie kolejnej wiadomości nie odświeża zgody. Minimalną dokumentację zgody i jej odwołania mogę zachować odrębnie do wykazania przestrzegania prawa i respektowania zakazu kontaktu.
• Historia automatyzacji i kopie techniczne w Make: przez czas przekazania, obsługi ewentualnego ponowienia lub błędu oraz okres historii wynikający z wykorzystywanego planu usługi. Nie wykorzystuję historii Make jako bezterminowej bazy leadów. Obowiązuje również ograniczenie celu i czasu przechowywania właściwe dla samego zgłoszenia.
• Dane użytkowników i zdarzeń w GA4: 2 miesiące od zebrania. Mam ustawiony taki okres w panelu GA4. Nie dotyczy to raportów zagregowanych, które przechowuję, dopóki są potrzebne do analizy strony.
• Marketing z użyciem Meta: do wycofania zgody lub zakończenia danego celu, a przy grupach remarketingowych również do końca okresu członkostwa ustalonego dla danej grupy. Dane przetwarzane następnie przez Meta na jej własne cele podlegają kryteriom przechowywania opisanym w polityce Meta, m.in. zależnym od rodzaju danych, korzystania z usług i obowiązków prawnych.
• Wybór cookies i dokumentacja CookieYes: zgodnie z czasem ważności wyboru i okresem przechowywania dokumentacji. Standardowo CookieYes zapamiętuje wybór do 12 miesięcy, chyba że konfiguracja, przeglądarka, wcześniejsze usunięcie cookies lub zmiana wyboru skrócą ten czas. Czas ważności wyboru w przeglądarce nie oznacza automatycznie takiego samego czasu przechowywania rejestru zgód na serwerze. Dokumentację zgód zachowuję w zakresie i przez czas potrzebny do respektowania wyboru i wykazania prawidłowości przetwarzania, nie dłużej niż wymaga tego właściwy cel lub konkretny spór. Przy zakończeniu korzystania z usługi obowiązują zasady zwrotu i usuwania danych z umowy CookieYes. Dokumenty dotyczące konkretnego sporu mogą być zachowane dłużej w niezbędnym zakresie.
• Logi i kopie bezpieczeństwa: zgodnie z cyklami rotacji i nadpisywania w wykorzystywanej usłudze SEOHOST oraz przez czas potrzebny do diagnozy awarii lub wyjaśnienia incydentu. Kopie służą odtworzeniu systemów, a nie ponownemu wykorzystaniu danych w marketingu. Dane usunięte z systemów bieżących znikają z kopii wraz z ich rotacją. Po odtworzeniu systemu ponawiam wymagane usunięcia.
• Profile społecznościowe: wiadomości służące obsłudze zapytania zgodnie z okresem dla kontaktu. komentarze, publikacje i reakcje przez czas utrzymywania danej treści lub do uzasadnionego usunięcia. Meta może przetwarzać swoje kopie i inne dane według własnych zasad, niezależnie od mojego usunięcia.
• Oceny i zabezpieczenia: wyniki zbiorcze przez czas udostępniania danej funkcji lub treści. dane indywidualne wyłącznie przez czas potrzebny do zapisania i weryfikacji głosu oraz wyjaśnienia nadużycia. Nie zachowuję zbędnych identyfikatorów tylko po to, aby utrzymywać anonimową średnią.
• Roszczenia i obsługa praw osób: przez czas potrzebny do załatwienia sprawy oraz wykazania jej prawidłowej obsługi lub do upływu właściwego terminu przedawnienia, z uwzględnieniem jego zawieszenia lub przerwania.

Niektóre usługi stosują automatyczne, okresowe procedury usuwania, dlatego usunięcie z aktywnej bazy i z wszystkich kopii technicznych może następować etapami. Do tego czasu dane nie są wykorzystywane do nowych, niezgodnych celów. Szczegółowe informacje o retencji konkretnego zgłoszenia lub systemu możesz uzyskać, kontaktując się ze mną.

17. Twoje prawa

Na zasadach i w granicach określonych w RODO możesz:

• otrzymać informację o przetwarzaniu, dostęp do danych i ich kopię
• żądać sprostowania nieprawidłowych danych i uzupełnienia niekompletnych
• żądać usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania, gdy zachodzą odpowiednie przesłanki
• otrzymać dane i przenieść je do innego administratora, jeśli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy i spełnione są pozostałe warunki
• wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją, jeżeli podstawą jest uzasadniony interes. W przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw nie wymaga uzasadnienia i prowadzi do zakończenia tego przetwarzania
• wycofać zgodę w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem działań wykonanych wcześniej
• korzystać z ochrony przed decyzjami opartymi wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, o których mowa w art. 22 RODO.

Napisz na kontakt@gemlo.pl. Odpowiem bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca. Jeśli charakter lub liczba żądań uzasadnia przedłużenie, poinformuję Cię o tym i przyczynach w ciągu tego miesiąca. Termin może zostać wydłużony o dalsze dwa miesiące. Przy uzasadnionych wątpliwościach mogę poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości. Nie proszę automatycznie o skan dowodu osobistego.

Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Aktualne sposoby kontaktu i złożenia skargi znajdziesz na uodo.gov.pl.

18. Zmiany polityki

Aktualizuję politykę, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych, wykorzystywane narzędzia lub przepisy. Bieżąca wersja jest dostępna na tej stronie, a data znajduje się na początku dokumentu. Jeśli zmiana wymaga dodatkowej informacji lub ponownego zebrania zgody, wykonuję odpowiednie działania przed rozpoczęciem nowego przetwarzania. Sama publikacja nowej wersji polityki nie zastępuje wymaganej zgody.